La disposición de los lugares en la sala acata naturalmente las precedencias jerárquicas, pero siendo, como cabe esperar, armoniosa desde este punto de vista, también lo es desde el punto de vista geométrico, lo que sirve para probar que no existe ninguna irremediable contradicción entre estética y autoridad. La primera línea de mesas, paralela al mostrador, está ocupada por los ocho escribientes, a quienes compete atender al público. Detrás, igualmente centrada respecto al eje de simetría que, partiendo de la puerta, se pierde allá al fondo, en los confines oscuros del edificio, hay una línea de cuatro mesas. Éstas pertenecen a los oficiales. A continuación vienen los subdirectores, que son dos. Finalmente, aislado, solo, como tenía que ser, el conservador, a quien llaman jefe en el trato cotidiano.

La distribución de tareas entre la plantilla de funcionarios satisface una regla simple, la de que los elementos de cada categoría tienen el deber de ejecutar todo el trabajo que les sea posible, de modo que sólo una parte mínima pase a la categoría siguiente. Esto significa que los escribientes no tienen más remedio que trabajar sin descanso desde la mañana hasta la noche, mientras los oficiales lo hacen de vez en cuando, los subdirectores muy de tarde en tarde, el conservador casi nunca. La continua agitación de los ocho de delante, que tan pronto se sientan como se levantan, siempre corriendo de la mesa al mostrador a los ficheros, de los ficheros al archivo, repitiendo sin descanso éstas y otras secuencias y combinaciones ante la indiferencia de los superiores, tanto inmediatos como distantes, es un factor imprescindible para comprender cómo fueron posibles y lamentablemente fáciles de cometer los abusos, las irregularidades y las falsificaciones que constituyen la materia central de este relato.

Para no perder el hilo de la madeja en asunto de tal trascendencia, es conveniente comenzar sabiendo dónde se encuentran instalados y cómo funcionan los archivos y los ficheros. Están divididos, estructural y básicamente, o, si queremos usar palabras simples, obedeciendo a la ley de la naturaleza, en dos grandes áreas, la de los archivos y ficheros de los muertos y la de los archivos y ficheros de los vivos.