• персональный телефонный обзвон конкретных средств массовой информации и конкретных журналистов;

• рассылка факсов с общим и персональным обращением;

• рассылка приглашений по электронной почте.

Самым надежным способом является рассылка приглашений и дополнительный обзвон журналистов, который позволяет гарантировать участие представителей средств массовой информации в мероприятии. Успех пресс-конференции во многом зависит от времени и места ее проведения. Время начала определяется графиком представителей организующей стороны, однако всегда следует учитывать такие факторы, как:

• периодичность выхода в свет средств массовой информации, представители которых приглашены на пресс-конференцию (наиболее оптимальным является дневное время — с 12.00 до 15.00, когда материалы по итогам пресс-конференции смогут попасть в завтрашние выпуски газет и вечерние информационные выпуски телеканалов и радиостанций);

• наличие назначенных на это же время других пресс-конференций и иных специальных событий;

• визиты в регион VIP-персон, вследствие чего происходит отток определенного контингента журналистов, а также возникают транспортные проблемы;

• проведение массовых мероприятий и акций.

Важно правильно выбрать день проведения пресс-конференции. Так, с учетом сезонного фактора (особенно в весенне-летний период), наименее результативным днем оказывается пятница. По графику работы современных средств массовой информации в субботу и воскресенье сокращается количество выхода информационных выпусков на радио и телевидении, а субботние выпуски ежедневных газет формируются заранее (и в них остается мало места для размещения свежих новостей). Что касается размещения информации в еженедельных изданиях, следует учитывать, что большинство из них выходит из печати в первой половине недели, поэтому для них наиболее выгодным днем проведения пресс-конференций является четверг или пятница.