При канцелярии находились две экспедиции: первая ведала шифрами, а вторая — газетами (позже преобразована в бюро печати — то, что теперь называют пресс-отделом министерства). Но на самом деле канцелярия была похожей на настоящее разведывательное подразделение. В её составе находился так называемый «старший чиновник» или начальник «чёрного кабинета», в обязанности которого входили перехват и перлюстрация почтовой корреспонденции и секретных телеграмм иностранных представителей в Петербурге. Этот чиновник сидел в своём «чёрном кабинете» и заботился о том, чтобы секретные депеши аккредитованных при его императорском величестве Николае II иностранных послов и посланников непременно попадали на стол к русскому министру иностранных дел раньше, чем к адресату. Как вспоминают очевидцы, справлялся «чёрный кабинет» со своими обязанностями превосходно.

Попутно отметим, что удачно решать свои разведывательные задачи помогал ему сам способ передачи дипломатических депеш. Радио тогда ещё не было изобретено, но зато существовал телеграф. Собственными телеграфными станциями посольства не располагали — слишком дорого, и дипломаты, естественно, были вынуждены прибегать к услугам общегородских, разумеется центральных, телеграфных станций. Например, посол Великобритании или Франции, зашифровав текст послания своему министру иностранных дел, запечатывал его в конверт и отправлял с курьером на Центральный Петербургский телеграф. Там конверт с депешей ждал и перехватывал специальный чиновник «чёрного кабинета», он аккуратно его вскрывал и тщательно переписывал всю зашифрованную часть послания — цифирь. После этого он также аккуратно запечатывал конверт с текстом, отправлял его по назначению почтовому оператору, а копию шифрованного текста со срочным курьером переправлял криптографам канцелярии Министерства иностранных дел.