Чиновники из Каса де Контратасьон вникали в мельчайшие подробности плавания галеонов. Они заранее предрешали путь следования, порядок, которого надо было придерживаться в путешествии, и правила на случай сражения. Никаких средств связи на дальние расстояния в те времена не существовало. Только легкие и быстроходные суда поддерживали связь между более крупными и медлительными кораблями, входившими во флотилию. Но лишь при исключительно благоприятных обстоятельствах легким судам удавалось передать приказ, адресованный галеонам, или догнать их в пути. Таким образом, чиновники, засевшие в конторах, должны были заранее все предусмотреть. Но чаще всего правила, разрабатывавшиеся людьми, которые ничего не смыслили ни в судоходстве, ни в обстановке, сложившейся в Вест-Индии, приводили к оплошностям.

На этот гигантский сложный механизм, созданный для того, чтобы обеспечить охрану грузов, механизм, от которого зависела экономическая жизнь Испании была возложена непосильная для него задача, значительно превосходившая технические возможности того времени. Он нуждался в большем количестве, компетентных моряков, которых в Испании не хватало, а главное — в честных чиновниках.